一、先搞懂：MailPlus 邮件合并的核心价值与前提条件
在开始操作前，需先明确 “邮件合并能解决什么问题”，以及 “操作前必须准备哪些东西”，避免因准备不足导致流程中断。
1. 邮件合并的 3 大核心价值（解决实际痛点）
MailPlus 的邮件合并并非简单 “批量群发”，而是 “批量 + 个性化” 结合，核心优势针对以下场景：
- 高效性：1 次操作完成 10-1000 封邮件发送，替代手动复制粘贴（如发 50 份入职通知，原本 1 小时，现在 5 分钟）；
- 个性化：每封邮件自动插入收件人专属信息（如 “尊敬的 {{姓名}}：您的订单 {{订单号}} 已发货”），避免 “亲爱的用户” 这类泛化表述，提升收件体验；
- 可追溯：发送后可查看 “成功 / 失败” 日志，快速定位问题（如邮箱地址错误、收件方拦截），方便二次补发。
2. 操作前的 3 个前提条件（必须准备）
MailPlus 邮件合并需依赖 “数据文件”“软件版本”“发送权限” 三大基础，缺少任一环节可能导致操作失败，具体要求如下：
关键提醒：CSV 文件需用 “UTF-8 编码” 保存（避免中文乱码），操作方法：在 Excel 中编辑完数据后，选择 “文件→另存为”，保存类型选 “CSV（逗号分隔）(*.csv)”，编码选 “UTF-8”，点击 “保存”。
二、5 步实操：MailPlus 邮件合并完整流程（从导入到发送）
以下步骤以 “HR 发送入职通知” 为例（需插入 “姓名”“入职日期”“部门” 3 个个性化字段），覆盖所有核心操作，适用于 Windows/macOS 端 DSM 网页版，步骤详细到 “点击哪个按钮、怎么填写内容”，确保新手也能跟随操作：
第一步：导入收件人数据文件（核心：确保字段匹配）
这一步是基础，需将准备好的 CSV/Excel 文件导入 MailPlus，并让数据字段与 MailPlus 的 “合并字段” 对应，避免后续模板中无法调用信息：
- 进入 MailPlus 邮件合并功能页：
登录 DSM→打开 “MailPlus” 应用→点击左侧导航栏 “邮件”→在顶部菜单栏找到并点击 “邮件合并”（图标为 “表格 + 邮件” 样式），进入 “邮件合并管理” 页面。
- 创建新的邮件合并任务：
点击页面右上角 “创建”→在弹出的 “新建邮件合并” 窗口中，输入 “任务名称”（如 “2024 年 5 月入职通知”，便于后续管理），点击 “下一步”。
- 上传并解析数据文件：
- 点击 “上传文件”→选择本地准备好的 CSV/Excel 文件（如 “入职人员名单.csv”）→等待上传完成（文件大小建议不超过 10MB，避免超时）；
- 上传后，MailPlus 会自动识别文件中的 “字段”（如 “邮箱地址”“姓名”“入职日期”），并在 “字段匹配” 页面显示 “文件字段” 与 “MailPlus 合并字段” 的对应关系；
- 关键检查：确保 “文件字段” 中的 “邮箱地址” 对应 “MailPlus 合并字段” 的 “收件人邮箱”（必选，若未自动匹配，点击下拉框手动选择 “收件人邮箱”）；其他字段（如 “姓名”）可手动匹配 “自定义字段 1”“自定义字段 2”，或点击 “添加字段” 创建专属字段名（如将 “文件字段 - 姓名” 对应 “MailPlus 字段 - 姓名”，后续模板中直接调用 “姓名” 字段更直观）。
- 确认并导入数据：
核对所有字段匹配无误（如 “文件字段 - 入职日期”→“MailPlus 字段 - 入职日期”），点击 “下一步”→系统会显示 “导入预览”（展示前 5 条数据，确认无乱码、无字段缺失），点击 “完成”，完成收件人数据导入，此时页面会显示 “已导入 XX 条收件人记录”（如 50 条）。
第二步：创建个性化邮件合并模板（核心：插入合并字段）
模板是个性化的关键，需在主题和正文中插入第一步导入的 “合并字段”（如 “姓名”“入职日期”），让每封邮件自动替换为收件人专属信息：
- 进入模板编辑页：
在 “邮件合并管理” 页面，找到刚创建的任务（如 “2024 年 5 月入职通知”），点击右侧 “编辑模板”，进入邮件编辑界面（与普通 MailPlus 邮件编辑界面类似，但多了 “合并字段” 按钮）。
- 设置邮件主题（可插入合并字段）：
在 “主题” 输入框中，输入基础内容并插入合并字段，示例：
“【入职通知】{{姓名}} 先生 / 女士，您的入职信息已确认”
- 插入方法：点击主题输入框下方的 “合并字段” 按钮→在下拉列表中选择 “姓名”→字段会以 “{{姓名}}” 形式插入主题，发送时自动替换为收件人姓名（如 “张三”）。
- 编辑邮件正文（插入多字段 + 格式调整）：
在正文编辑区（支持富文本，可加粗、换行、插入图片），输入通用内容并插入合并字段，示例正文：
“尊敬的 {{姓名}}：
您好！恭喜您通过面试，现将入职信息通知如下：
- 入职日期：{{入职日期}}
- 所属部门：{{部门}}
- 报到地点：公司 1 楼前台（携带身份证原件）
如有疑问，可联系 HR：hr@example.com
某某公司 HR 部
2024 年 5 月”
- 插入字段技巧：每输入一段通用内容后，点击 “合并字段” 插入对应信息，避免字段位置错误；若需调整字段格式（如日期显示为 “2024 年 05 月 10 日”），可在插入后点击字段→选择 “格式设置”→选择 “日期格式”（仅对日期型字段生效）。
- 添加附件（可选：支持统一 / 个性化附件）：
- 统一附件：若所有收件人附件相同（如 “员工手册.pdf”），点击 “添加附件”→选择本地文件上传即可；
- 个性化附件：若需给不同收件人发专属附件（如张三的 “offer - 张三.pdf”、李四的 “offer - 李四.pdf”），需确保附件文件名包含 “收件人邮箱” 或 “姓名”（与数据文件中的字段一致），并在 “附件设置” 中勾选 “按收件人匹配附件”→选择附件所在文件夹，系统会自动按字段匹配（此功能需 MailPlus 5.0 及以上版本）。
- 保存模板：
编辑完成后，点击 “保存模板”→系统提示 “模板保存成功”，返回 “邮件合并管理” 页面。
第三步：预览邮件效果（关键：避免发送后出错）
预览能提前发现 “字段缺失、格式错误” 等问题，避免批量发送后返工，操作步骤：
- 选择预览对象：
在 “邮件合并管理” 页面，找到目标任务→点击右侧 “预览”→在弹出的 “预览” 窗口中，选择 “按收件人预览”（可选择前 10 条记录，或输入具体邮箱地址查找）。
- 检查关键信息：
选择某条收件人记录（如 “张三 user1@example.com”）→系统会生成该收件人的最终邮件效果，检查 3 点：
① 主题中的合并字段是否正确替换（如 “【入职通知】张三先生 / 女士，您的入职信息已确认”）；
② 正文中的字段是否完整显示（无 “{{入职日期}}” 这类未替换的占位符）；
③ 附件是否正确匹配（若为个性化附件，确认显示 “offer - 张三.pdf”）。
- 修改错误（若有）：
若发现字段未替换（如 “{{部门}}” 显示为占位符），返回 “编辑模板” 页面→检查字段是否正确插入；若发现中文乱码，返回第一步→重新上传 UTF-8 编码的 CSV 文件；修改后再次预览，直至无错误。
第四步：设置发送参数并执行发送
预览无误后，配置发送时间、频率等参数，避免因发送过于集中被判定为垃圾邮件：
- 进入发送设置页：
在 “邮件合并管理” 页面，找到目标任务→点击右侧 “发送”→进入 “发送设置” 页面。
- 配置核心发送参数：
- 发送时间：选择 “立即发送”（适合紧急邮件）或 “定时发送”（如设置 “2024 年 5 月 10 日 09:00”，避免非工作时间打扰收件人）；
- 发送频率控制：若收件人数量超过 50 人，建议勾选 “分批次发送”→设置 “每批次发送数量”（如 20 封）和 “批次间隔时间”（如 10 分钟），避免 MailPlus 因 “短时间批量发送” 触发 ISP（邮箱服务商）的垃圾邮件过滤规则；
- 回复邮箱：在 “回复至” 下拉框中选择接收回复的邮箱（如 hr@example.com，默认是当前 DSM 账户邮箱，可手动修改）；
- 发送者名称：在 “发件人名称” 输入框中填写识别度高的名称（如 “某某公司 HR 部”，避免显示为 “admin” 导致收件人拒收）。
- 确认发送：
核对所有参数无误后，点击 “确认发送”→系统提示 “邮件合并任务已提交”，返回 “邮件合并管理” 页面，可查看任务状态（如 “发送中”“已完成”）。
第五步：发送后检查与问题处理
发送完成后，需查看日志确认发送结果，对失败的邮件进行二次处理：
- 查看发送日志：
在 “邮件合并管理” 页面，找到目标任务→点击右侧 “日志”→系统会显示 “成功数量”“失败数量”“待发送数量”，及每条记录的 “状态”（如 “成功”“邮箱地址无效”“收件方拒收”）。
- 处理失败邮件：
- 若状态为 “邮箱地址无效”：核对数据文件中的邮箱地址（如是否多了空格、少了 “@”），修改后在 “日志” 页面点击 “重新发送”→选择 “失败的记录”；
- 若状态为 “收件方拒收”：建议让收件人将发件邮箱（如 hr@example.com）添加到 “白名单”，然后重新发送；
- 若状态为 “发送超时”：检查 DSM 网络连接（是否能正常访问互联网），修复网络后重新发送。
- 导出发送报告（可选）：
若需留存发送记录（如企业存档），点击 “日志” 页面右上角 “导出”→选择 “导出为 CSV”，文件会包含 “收件人邮箱”“发送时间”“状态”“失败原因” 等信息，便于后续统计。
三、常见问题 FAQ：解决 MailPlus 邮件合并高频问题
1. Q：导入数据时提示 “文件格式错误，无法解析”，怎么办？
A：分 3 步排查：
① 检查文件后缀：确保是 “.csv” 或 “.xlsx”（不支持 “*.xls” 旧格式，需将 xls 另存为 xlsx）；
② 确认 CSV 编码：用记事本打开 CSV 文件→点击 “文件→另存为”，查看 “编码” 是否为 “UTF-8”（若为 “ANSI”，需重新选择 “UTF-8” 保存）；
③ 检查数据格式：确保 “邮箱地址” 字段无特殊字符（如空格、中文逗号），每条记录占 1 行，无空行（删除文件末尾的空行）。
2. Q：模板中插入的合并字段，预览时显示为 “{{字段名}}” 未替换，怎么解决？
A：核心原因是 “字段匹配错误”，解决步骤：
① 返回 “第一步：导入收件人数据文件”→点击任务右侧 “编辑数据”→检查 “文件字段” 与 “MailPlus 合并字段” 是否正确对应（如 “文件字段 - 姓名” 必须对应 “MailPlus 字段 - 姓名”，而非 “自定义字段 1”）；
② 若字段对应正确，返回 “编辑模板” 页面→删除原字段→重新点击 “合并字段” 插入（避免字段插入时格式错误，如多了空格）；
③ 预览时选择 “全部预览”，确认所有收件人记录的字段均已替换。
3. Q：发送后部分收件人说 “没收到邮件”，但日志显示 “发送成功”，为什么？
A：大概率被归为垃圾邮件，解决方法：
① 让收件人检查 “垃圾邮件 / 促销邮件” 文件夹，找到邮件后点击 “这不是垃圾邮件”；
② 优化邮件内容：减少 “免费”“立即”“务必” 等敏感词，避免正文仅含附件无文字（易被判定为垃圾邮件）；
③ 配置 MailPlus 邮件认证：进入 MailPlus→“设置→邮件投递→验证”，启用 “SPF 验证”“DKIM 验证”（提升发件信誉，减少被拦截概率）。
总结：MailPlus 邮件合并的高效使用技巧
MailPlus 邮件合并的核心是 “数据准确 + 模板精细 + 发送合规”，掌握 3 个技巧能大幅提升效率：
- 数据文件提前规范：用 Excel 编辑时，将 “邮箱地址”“姓名” 等字段放在前几列，避免字段过多导致匹配错误；
- 模板先测后发：始终先预览 3-5 条不同的收件人记录，确认无问题再批量发送，减少返工；
- 发送避开高峰：避免在早 8 点、晚 7 点等邮箱使用高峰发送（易被 ISP 限流），选择上午 10 点、下午 3 点等低峰时段。
按本文步骤操作，无论是企业批量发通知，还是个人发邀请函，都能通过 MailPlus 邮件合并实现 “个性化 + 高效” 发送，无需依赖第三方邮件工具，降低数据泄露风险（所有数据存储在本地 NAS，更安全）。若操作中遇到未覆盖的问题，可参考 Synology 官方文档，或在 MailPlus“设置→帮助” 中联系官方支持。
Synology MailPlus 邮件合并怎么用？5 步批量发个性化邮件（含 CSV 模板）
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