Synology Office多人协作指南：实现团队实时文档处理与高效管理

在团队协作场景中，多个用户如何通过Synology Office同时处理文档，实现实时编辑、评论与版本追溯，是提升工作效率的核心需求。Synology Office作为运行在DSM 6.1.3及以上版本Synology Drive上的协作工具，支持多人同步操作同一文档，无需反复传输文件或担心版本混乱。本文基于Synology官方技术文档，从“文档创建-共享-协作-版本管理”全流程拆解操作步骤，帮助团队快速掌握Synology Office的协作功能，解决多人协同办公中的效率痛点。

一、协作前的2个前提条件：确保环境符合要求

在开始多人协作前，需先确认Synology设备与软件环境满足基础条件，避免后续操作中出现功能缺失或无法访问的问题：

1. 确认DSM版本与Synology Drive安装

- DSM版本要求：Synology Office依赖Synology Drive运行，且需DSM系统版本为6.1.3或以上（若版本过低，需先通过“控制面板-更新与还原”升级DSM，确保升级过程中设备断电，避免系统损坏）；

- Synology Drive启用：登录DSM管理界面后，进入“套件中心”，搜索“Synology Drive”并确认已安装（若未安装，点击“安装”并等待完成）；

- 访问入口说明：需注意Synology Office不会显示在DSM主菜单中，必须通过Synology Drive进入（后续所有协作操作均需在Synology Drive内完成，避免找不到功能入口）。

2. 确保用户权限配置

团队成员需拥有Synology NAS的用户账号（由管理员在“控制面板-用户与群组”中创建），且至少具备“访问Synology Drive”的权限：

- 管理员操作：进入“控制面板-用户与群组”，选择团队成员账号，点击“编辑-应用程序权限”，勾选“Synology Drive”的“允许访问”权限；

- 普通用户验证：登录DSM后，若能在主菜单找到“Synology Drive”图标，说明权限配置成功，可正常使用Office功能。

二、步骤1：创建/导入Synology Office文档（协作的基础）

多人协作的第一步是准备文档，Synology Office支持“新建空白文档”或“导入现有文件”两种方式，可根据团队需求选择：

方式1：创建新的Synology Office文档

适合从零开始的协作项目（如会议纪要、项目计划），操作步骤如下：

1. 进入Synology Drive：登录DSM后，点击主菜单中的“Synology Drive”图标，进入Drive主界面；

2. 选择存储位置：在左侧导航栏中，选择文档的存储路径（如“我的文件（My Drive）”适合个人发起的协作，“团队文件夹（Team Folder）”适合部门共享项目，存储位置决定后续谁能默认看到文档）；

3. 发起创建操作：点击界面顶部的“+”图标（红色或蓝色，位置在搜索框右侧），弹出创建菜单；

4. 选择文档类型：根据需求选择“文档（Document，对应文字处理）”“表格（Spreadsheet，对应数据统计）”或“幻灯片（Slides，对应演示文稿）”，若需基于模板创建，可选择“From template”（需提前在DSM中配置Office模板）；

5. 确认创建与命名：点击对应类型后，系统会自动生成空白文档并打开Synology Office编辑界面，在顶部“未命名”处输入文档名称（如“2024Q3项目协作计划”），文档会实时保存到之前选择的存储位置（无需手动保存，界面右上角会显示“All changes saved”）。

方式2：导入现有文档到Synology Office

适合将已有的本地文档（如Word、Excel文件）迁移到Synology Office进行协作，操作步骤如下：

1. 进入目标存储位置：在Synology Drive中，导航到计划存储导入文档的文件夹（如“团队文件夹-市场部”）；

2. 发起导入操作：点击顶部“+”图标，选择“Add other files”（或部分版本显示“导入文件”），弹出文件选择窗口；

3. 选择本地文件：在本地电脑中找到需导入的文档（支持主流格式，如.docx、.xlsx、.pptx等，具体兼容格式可参考Synology官方“与微软文件的Synology Office文件的兼容性”文章），点击“打开”；

4. 等待导入与转换：系统会自动上传文件并转换为Synology Office支持的格式（转换过程中请勿关闭页面，大文件可能需1-3分钟）；

5. 验证导入结果：导入完成后，双击文档打开，确认内容（如文字、表格、公式）无错乱，即可开始后续共享协作。

三、步骤2：共享Synology Office文档（实现多人访问）

创建/导入文档后，需通过“共享功能”邀请团队成员参与协作，关键是合理设置权限，避免无关人员修改内容。操作步骤如下：

1. 发起文档共享

1. 在Synology Drive中，找到需共享的Synology Office文档（可在“我的文件”或“团队文件夹”中查找）；

2. 右键点击文档图标，选择“共享”（或点击文档名称右侧的“⋮”更多按钮，选择“共享”），打开共享设置窗口。

2. 选择共享对象与设置权限

根据协作需求，选择共享对象并配置权限，Synology Office支持3类核心权限（权限范围从高到低）：

| 权限类型 | 权限说明 | 适用场景 |

|----------|----------|----------|

| 编辑（Edit） | 可实时编辑文档内容、添加评论、修改格式，拥有除删除文档外的全部操作权 | 核心协作成员（如项目负责人、撰稿人） |

| 评论（Comment） | 可查看文档内容、添加评论，但无法修改文档正文与格式 | 需提供意见但无需编辑的成员（如审核人） |

| 查看（View） | 仅可查看文档内容，无法编辑或评论 | 仅需了解文档信息的成员（如团队普通成员） |

具体设置步骤：

1. 在共享窗口中，点击“添加用户或群组”，输入团队成员的DSM账号（或选择已创建的用户群组，如“市场部群组”）；

2. 为每个添加的成员/群组设置权限（从下拉菜单选择“编辑”“评论”或“查看”）；

3. （可选）勾选“发送通知”，系统会向被邀请成员的DSM消息中心发送通知，提醒其查看文档；

4. 点击“确定”，完成共享设置，被邀请成员会在自己的Synology Drive“与我共享（Shared with me）”列表中找到该文档。

3. 管理共享权限（后续调整）

若需新增/移除成员或修改权限，可按以下步骤操作：

1. 右键点击已共享的文档，选择“共享”；

2. 在共享窗口中，可点击成员右侧的权限下拉框修改权限，或点击“×”移除不需要的成员；

3. 点击“确定”保存修改，权限变更会实时生效。

四、步骤3：多人实时协作（编辑、评论、跟踪更改）

成员接受共享后，即可同时访问文档，Synology Office提供“在线用户查看”“实时评论”“工作模式切换”等功能，确保协作有序高效：

1. 查看在线用户与光标位置（避免操作冲突）

当多人同时打开文档时，可实时了解谁在操作，避免同一部分内容重复修改：

1. 打开Synology Office文档后，在界面右上角会显示当前在线的用户头像/用户名（如“admin”“user01”）；

2. 点击某个用户的头像/用户名，可快速定位到该用户的光标位置（文档中会显示带有用户名的彩色光标，不同用户光标颜色不同，如红色、蓝色）；

3. 协作时可通过“查看在线用户”确认分工，例如“user01编辑第一部分，user02编辑第二部分”，减少操作冲突。

2. 添加与管理评论（高效沟通意见）

无需单独发消息，可直接在文档中针对特定内容添加评论，实现“内容+意见”的关联沟通：

1. 选中文档中需评论的内容（如某段文字、某个表格单元格）；

2. 右键点击选中内容，选择“评论”（或点击顶部工具栏的“评论”图标），弹出评论输入框；

3. 输入评论内容，若需指定成员回复，可在内容中输入“@+用户名”（如“@user01 此处需补充数据”），被@成员会收到通知；

4. 点击“发送”，评论会显示在文档右侧的评论面板中，同时选中内容会标注黄色背景；

5. 处理评论：当评论意见被采纳后，点击评论线程右上角的“复选标记”，即可将该评论标记为“已解决”（已解决的评论会灰色显示，方便后续追溯）。

3. 切换工作模式（跟踪更改与控制显示）

针对多人编辑场景，可通过“工作模式切换”跟踪每处修改，或隐藏评论避免干扰，操作步骤：

1. 在文档编辑界面右上角，找到“工作模式”下拉菜单（默认显示当前模式，如“Editing”）；

2. 根据需求选择对应模式：

- 编辑模式（Editing）：默认模式，可正常编辑内容，适合多人同步创作；

- 修订模式（Revising）：会记录所有成员的修改操作（如删除的文字会标注红色删除线，新增的文字会标注蓝色下划线），适合需要追溯修改记录的场景（如文档审核）；

- 隐藏评论模式（Hide comments）：隐藏右侧评论面板与文档中的评论标注，仅显示纯文档内容，适合专注编辑或最终查看文档时使用；

3. 模式切换后无需保存，会实时生效，所有在线成员会同步看到模式变化。

五、步骤4：版本控制与文件恢复（避免内容丢失）

多人协作中可能出现“误修改”“需回退到旧版本”的情况，Synology Office的“版本控制”与“文件恢复”功能可解决这一问题：

1. 版本控制：管理历史版本与还原

Synology Office会自动保存文档的修改历史（默认按时间记录，无需手动开启），可随时还原到之前的版本或制作副本：

1. 打开需管理版本的文档，点击顶部工具栏的“工具（Tools）”，选择“版本管理”（或部分版本显示“历史版本”）；

2. 在版本列表中，会显示所有历史版本的“修改时间”“修改人”（谁做的修改），部分版本会显示“版本备注”（若修改人手动添加）；

3. 操作选择：

- 查看历史版本：点击某个版本右侧的“查看”，可打开该版本的文档，确认内容（查看时不会影响当前版本）；

- 还原到历史版本：若当前版本有误，点击目标版本右侧的“还原”，弹出确认窗口后点击“是”，文档会恢复到该版本状态（还原后会生成新的版本记录，旧版本不会删除）；

- 制作版本副本：点击“制作副本”，可将历史版本另存为新文档（如“2024Q3项目计划_20240901版本”），避免覆盖当前版本，适合需要保留旧版本内容的场景。

2. 文件恢复：从回收站找回删除的文档

若文档被误删除，可通过“回收站”恢复，需注意“个人文件”与“团队文件夹文件”的恢复差异：

（1）恢复个人文件（存储在“我的文件”中的文档）

1. 在Synology Drive左侧导航栏中，点击“回收站（Recycle Bin）”；

2. 在回收站列表中，找到被删除的Synology Office文档（可通过“标题”“删除时间”筛选）；

3. 右键点击文档，选择“还原”，文档会恢复到删除前的存储位置（如“我的文件-文档”）；

4. 若需永久删除，可选择“删除”（谨慎操作，永久删除后无法恢复）。

（2）恢复团队文件夹中的文件（存储在“团队文件夹”中的文档）

团队文件夹的文件恢复有特殊规则，需注意2个关键点：

1. 版本管理影响：若团队文件夹已启用“版本管理”，删除的文件会进入Synology Drive的回收站；若未启用版本管理，文件会直接进入“File Station中对应团队文件夹的回收站”（而非Drive回收站）；

2. 权限限制：仅DSM系统管理员能访问团队文件夹的回收站（普通成员无法查看），恢复步骤如下：

- 管理员登录DSM，打开“File Station”，找到对应的团队文件夹（如“Team Folder-市场部”）；

- 点击文件夹上方的“回收站”按钮，查看该文件夹中删除的文件；

- 右键点击需恢复的Synology Office文档，选择“还原”，文档会回到团队文件夹中；

- 若团队文件夹未启用“回收站”（需在“控制面板-共享文件夹”中检查），删除的文件会被永久删除，无法恢复（建议管理员提前为团队文件夹启用回收站功能）。

六、协作中的3个关键注意事项（避免踩坑）

1. 实时保存机制：Synology Office默认“实时自动保存”，成员的每一步修改会即时同步给其他在线用户，无需手动点击“保存”，但需确保网络稳定（网络中断时，修改会临时保存在本地，重新联网后自动同步）；

2. 格式兼容性：导入微软文档（如.docx）后，部分复杂格式（如特殊字体、宏命令）可能无法完全转换，建议导入后先验证格式，必要时手动调整；

3. 多人编辑冲突：若2人同时修改文档同一处内容，后保存的修改会覆盖先修改的内容（系统会提示“内容已被其他用户修改”），建议协作时提前划分编辑区域，或使用“修订模式”跟踪修改。

七、总结：Synology Office多人协作的完整流程

多个用户通过Synology Office同时处理文档的核心流程可概括为：确认环境（DSM版本+Drive权限）→ 创建/导入文档 → 共享文档（设置权限）→ 实时协作（编辑/评论/查看在线用户）→ 版本管理与恢复。这套流程无需依赖第三方工具，所有操作在Synology NAS本地完成，既保障了文档安全性，又避免了文件传输的繁琐。无论是小型团队的日常沟通，还是大型项目的多人创作，掌握这些操作步骤，都能显著提升协作效率，减少版本混乱与沟通成本。