在日常办公中，Microsoft Outlook 的 PST 文件（Personal Storage Table）是核心数据载体 —— 它存储着邮件、联系人、日历、任务等关键信息。一旦电脑硬盘损坏、系统崩溃或误删文件，未备份的 PST 文件丢失将严重影响工作。而 Synology NAS（群晖网络存储）凭借稳定的存储性能和便捷的访问方式，成为备份 PST 文件的理想选择。本文结合 Synology 官方知识库内容，详细讲解 “找到 Outlook PST 文件位置”“手动备份到 NAS”“自动备份（Active Backup for Business）” 三大核心操作，覆盖 Windows/macOS 系统、不同 Outlook 版本，帮你彻底保障邮件数据安全。
一、前提：找到 Outlook PST 文件的位置（关键第一步）
备份 PST 文件的前提是准确定位文件路径—— 不同 Outlook 版本（2016/2019/365）、Windows/macOS 系统的默认路径存在差异，若手动迁移过 PST 文件，需通过 Outlook 内置功能查询，避免备份 “空文件” 或 “旧文件”。
1. Windows 系统：不同 Outlook 版本的 PST 文件位置
Windows 是 Outlook PST 文件的主流使用场景，以下分版本说明 “通过 Outlook 查询路径” 和 “默认路径” 两种方法（以 Outlook 2019 为例，2016/365 操作逻辑一致）：
方法 A：通过 Outlook 查询（精准，推荐）
- 打开电脑上的 Microsoft Outlook（确保已登录邮箱账户）；
- 进入 “账户设置” 界面：
- 点击顶部菜单栏 “文件”→左侧选择 “信息”→点击 “账户设置” 下拉菜单→选择 “账户设置”（如图 1 示意）；
- 在弹出的 “账户设置” 窗口中，切换到 “数据文件” 标签页；
- 查看并复制 PST 文件路径：
- 在 “数据文件” 列表中，找到类型为 “Outlook 数据文件（.pst）” 的条目（通常对应 “邮箱地址” 或 “存档文件夹”）；
- 选中该条目，点击 “打开文件位置”，系统会自动弹出 PST 文件所在的文件夹，复制地址栏中的路径（如C:Users用户名DocumentsOutlook Filesoutlook.pst），或直接右键 PST 文件→“复制”（后续备份用）。
方法 B：直接访问默认路径（适用于未迁移过文件的场景）
若未手动修改过 PST 文件存储位置，可直接通过以下路径查找（需替换 “用户名” 为电脑当前用户名）：
- Outlook 2016/2019/365 默认路径：C:Users用户名DocumentsOutlook Files（文件夹内通常有 “outlook.pst” 或 “邮箱地址.pst” 文件）；
- 旧版 Outlook（2013 及以下）默认路径：C:Users用户名AppDataLocalMicrosoftOutlook（“AppData” 为隐藏文件夹，需在 “文件夹选项” 中勾选 “显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”）。
2. macOS 系统：注意！Outlook 默认用 OLM 文件，PST 需手动导出
与 Windows 不同，macOS 版 Outlook（2016/2019/365）默认将数据存储为OLM 文件（而非 PST），若需备份 PST 文件，需先手动将数据 “导出为 PST 格式”，步骤如下：
- 打开 mac 版 Outlook，点击顶部菜单栏 “文件”→选择 “导出”；
- 在 “导出到 Outlook for Windows 存档文件（.pst）” 中，勾选需导出的内容（如 “邮件”“联系人”“日历”）→点击 “继续”；
- 选择存储路径（如 “桌面”），设置 PST 文件名（如 “202405_Outlook_Backup.pst”）→点击 “保存”，等待导出完成（时间取决于数据量，1GB 数据约需 5-10 分钟）；
- 导出完成后，在 “桌面” 找到生成的 PST 文件，后续可按 Windows 方法备份到 Synology NAS。
二、方法 1：手动备份 Outlook PST 文件到 Synology NAS（适合临时备份）
手动备份操作简单，无需安装额外工具，适合 “偶尔备份” 或 “小容量 PST 文件”（如 10GB 以内），核心是通过 SMB 共享连接 NAS，将 PST 文件复制到 NAS 文件夹中，步骤覆盖 Windows 和 macOS 系统。
1. Windows 系统：通过 “此电脑” 连接 NAS SMB 共享
- 连接 Synology NAS 的 SMB 共享：
- 打开 “此电脑”，点击顶部 “计算机”→“映射网络驱动器”（或按Win+R输入NAS的IP地址，如192.168.1.100）；
- 弹出 “Windows 安全” 窗口，输入 Synology NAS 的用户名和密码（需拥有 “读写” 权限）→点击 “确定”；
- 连接成功后，“此电脑” 会新增一个 “网络位置”（如 “Z:” 盘），对应 NAS 的共享文件夹（建议提前在 NAS 创建专门的 “Outlook_Backup” 文件夹，避免文件混乱）。
- 复制 PST 文件到 NAS：
- 按 “第一步” 找到 Windows 中的 PST 文件，右键文件→“复制”；
- 打开 NAS 的 “Outlook_Backup” 共享文件夹（如 Z 盘下的 “Outlook_Backup”），右键空白处→“粘贴”，等待复制完成（避免中途断开网络，否则文件损坏）；
- 复制完成后，右键 PST 文件→“属性”，核对 “大小” 与源文件一致（确保未丢失数据），手动备份完成。
2. macOS 系统：通过 “访达” 连接 NAS SMB 共享
- 连接 NAS SMB 共享：
- 打开 “访达”，按Command+K调出 “连接服务器” 窗口，输入smb://NAS的IP地址（如smb://192.168.1.100）→点击 “连接”；
- 输入 NAS 用户名和密码→选择需连接的共享文件夹（如 “Outlook_Backup”）→点击 “确定”，共享文件夹会显示在 “访达” 左侧 “位置” 栏。
- 复制导出的 PST 文件到 NAS：
- 在 “桌面” 找到 mac 版 Outlook 导出的 PST 文件，右键→“复制”；
- 打开 NAS 的 “Outlook_Backup” 共享文件夹，右键空白处→“粘贴”，等待传输完成（macOS 会显示传输进度条，可查看剩余时间）；
- 传输完成后，双击 NAS 中的 PST 文件，确认能正常打开（无 “文件损坏” 提示），备份有效。
三、方法 2：自动备份 Outlook PST 文件到 Synology NAS（推荐，免重复操作）
手动备份需频繁手动执行，易遗漏；而通过 Synology 的 “Active Backup for Business” 套件，可设置定时自动备份（如每日凌晨 2 点），并支持 “增量备份”（仅备份新增 / 修改的数据，节省空间和时间），适合长期使用，步骤如下（以 DSM 7.0 及以上版本为例）：
1. 前提：在 NAS 上安装 Active Backup for Business 套件
- 登录 Synology DSM 网页端（输入 NAS 局域网 IP，如http://192.168.1.100:5000）；
- 点击 “主菜单”→“套件中心”→在 “所有套件” 中搜索 “Active Backup for Business”→点击 “安装”（若已安装，直接打开）；
- 等待安装完成（约 2-3 分钟），打开套件，首次使用需点击 “同意许可协议” 进入主界面。
2. 创建 “文件服务器备份任务”（针对 Windows 电脑的 PST 文件）
- 添加备份源（Windows 电脑）：
- 在 Active Backup for Business 主界面，点击左侧 “任务”→右上角 “+”→选择 “文件服务器”；
- 在 “备份源” 页面，点击 “添加”→选择 “Windows”→输入 Windows 电脑的局域网 IP（如10.12.11.5）、管理员用户名和密码（需电脑开启 “文件共享” 功能）→点击 “连接”；
- 连接成功后，在文件列表中找到 PST 文件所在路径（如C:Users用户名DocumentsOutlook Filesoutlook.pst），勾选该文件→点击 “下一步”。
- 配置备份目标与计划：
- “备份目标”：选择 NAS 上的存储位置（建议选择专门的 “Outlook_Backup” 共享文件夹，路径如/volume1/Outlook_Backup）→点击 “下一步”；
- “备份计划”：勾选 “启用计划”→设置备份频率（如 “每日”）、首次备份时间（建议业务低峰期，如 “02:00”）→点击 “下一步”；
- “高级设置”：勾选 “增量备份”（仅备份变化数据）和 “数据完整性校验”（避免备份损坏）→点击 “应用”。
- 启动自动备份任务：
- 任务创建完成后，点击 “立即运行” 可执行首次备份（或等待定时时间自动运行）；
- 在 “任务” 列表中，可查看备份进度（如 “50%，剩余 10 分钟”），备份完成后状态显示 “成功”。
3. macOS 电脑的 PST 自动备份：通过 “文件夹同步” 实现
macOS 电脑暂不支持直接通过 Active Backup for Business 备份文件，可通过 Synology 的 “Synology Drive Client” 套件实现 PST 文件自动同步（原理：将导出的 PST 文件放入 “同步文件夹”，自动同步到 NAS）：
- 在 mac 上下载并安装 “Synology Drive Client”（从 NAS DSM“主菜单→Synology Drive” 中获取下载链接）；
- 打开客户端，输入 NAS IP、用户名和密码→选择 “同步任务”→点击 “下一步”；
- “本地路径” 选择 mac 上 PST 文件所在的文件夹（如 “桌面 / Outlook_PST”），“远程路径” 选择 NAS 的 “Outlook_Backup” 文件夹→勾选 “实时同步”（文件变化后立即同步）→点击 “完成”；
- 后续每次在 Outlook 导出 PST 文件到 “桌面 / Outlook_PST”，客户端会自动同步到 NAS，实现 “准自动备份”。
四、关键步骤：验证 Outlook PST 备份的有效性（避免白备份）
备份完成后，必须验证 PST 文件是否 “完整可用”—— 若备份的文件损坏，恢复时仍会丢失数据。以下是 2 种验证方法，推荐结合使用：
1. 直接打开 NAS 中的 PST 文件（简单有效）
- Windows 系统：打开 Outlook→点击 “文件”→“打开并导出”→“打开 Outlook 数据文件”→选择 NAS 中的 PST 文件→点击 “确定”；
- 若 Outlook 能正常加载文件中的邮件、联系人（无 “文件无法打开”“数据损坏” 提示），说明备份有效；
- 验证后，右键 Outlook 左侧 “导航窗格” 中的 PST 文件→“关闭”，避免占用文件（影响后续备份）。
2. 用 Outlook 内置工具 “ScanPST.exe” 检查文件完整性（深度验证）
Windows 系统的 Outlook 自带 “ScanPST.exe”（PST 文件修复工具），可检测并修复轻微损坏，步骤如下：
- 找到 ScanPST.exe 路径（Outlook 2019/365 默认路径：C:Program FilesMicrosoft OfficerootOffice16）；
- 双击打开 ScanPST.exe，点击 “浏览”→选择 NAS 中的 PST 文件→点击 “开始”；
- 等待扫描完成（1GB 文件约需 3-5 分钟）：
- 若显示 “未发现错误”，说明文件完整；
- 若显示 “发现错误”，点击 “修复”→等待修复完成，修复后重新打开文件验证。
五、常见问题解答（FAQ）：备份 Outlook PST 文件的高频疑问
Q1：Outlook PST 文件太大（如 50GB），手动备份到 NAS 速度慢，怎么办？
A：推荐 2 个优化方法：
- 启用 NAS 的 “SMB 3.0” 协议：登录 DSM→“控制面板→文件服务→SMB”→勾选 “启用 SMB 3.0”，SMB 3.0 支持多通道传输，速度比 SMB 2.0 提升 30%-50%；
- 改用 “增量备份”：通过 Active Backup for Business 设置自动备份，首次全量备份后，后续仅备份新增数据（如每日新增 1GB，仅需传输 1GB，而非 50GB），大幅节省时间。
Q2：备份时提示 “PST 文件被占用，无法复制”，是什么原因？
A：因 Outlook 正在使用 PST 文件（文件被锁定），解决方法：
- 关闭 Outlook：右键任务栏 “Outlook 图标”→“关闭窗口”，确保进程完全退出（可在 “任务管理器→进程” 中结束 “OUTLOOK.EXE”）；
- 避开 Outlook 运行时段：选择电脑开机但未打开 Outlook 的时间（如凌晨）执行备份，或用 Active Backup for Business 设置定时备份（自动在备份前尝试关闭 Outlook 进程）。
Q3：如何将 NAS 中备份的 PST 文件恢复到新电脑的 Outlook？
A：恢复步骤简单，以 Windows 为例：
- 将 NAS 中的 PST 文件复制到新电脑的 “DocumentsOutlook Files” 文件夹；
- 打开新电脑的 Outlook→“文件→打开并导出→打开 Outlook 数据文件”→选择复制后的 PST 文件；
- 数据加载完成后，新电脑 Outlook 会显示备份的邮件、联系人，恢复完成。
Q4：mac 版 Outlook 导出的 PST 文件，在 Windows 版 Outlook 中能打开吗？
A：可以，但需注意版本兼容性：
- mac 版 Outlook 2016 及以上导出的 PST 文件，可直接在 Windows 版 Outlook 2016/2019/365 中打开；
- 若出现 “版本不兼容” 提示，需在 mac 上更新 Outlook 到最新版本（打开 “App Store→更新”），重新导出 PST 文件后再尝试。
六、总结：备份 Outlook PST 文件的核心建议
- 优先选择自动备份：手动备份易遗漏，推荐用 Active Backup for Business（Windows）或 Synology Drive Client（macOS）设置每日 / 每周定时备份，搭配增量备份节省空间；
- 定期验证备份有效性：建议每月执行 1 次 PST 文件验证（打开文件 + ScanPST 扫描），避免备份损坏未发现；
- 多版本备份：在 NAS 的 “Outlook_Backup” 文件夹中按时间命名 PST 文件（如 “202405.pst”“202406.pst”），保留 3-6 个月的历史版本，应对 “备份后数据仍出错” 的场景。
通过以上方法，你可安全、高效地将 Outlook 邮件 PST 文件备份到 Synology NAS，彻底避免数据丢失风险。若需进一步了解 Active Backup for Business 的高级设置（如备份加密、异地备份），可访问 Synology 官方知识库（https://kb.synology.cn/）查询详细文档。
若你需要某一步操作的更直观说明（如 DSM 中创建共享文件夹、Outlook 导出 PST 的截图示意），可告诉我，我会补充具体示例！
如何备份Outlook邮件PST文件？Synology NAS手动+自动完整教程
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