在企业日常办公中，搭建内部电子邮件系统是保障高效沟通的基础，而Synology NAS通过MailPlus Server套件可轻松实现企业邮箱部署，核心环节之一便是“分配电子邮件地址”。无论是为新员工创建专属邮箱，还是为团队配置共享邮箱，合理的地址分配能规范邮件管理、提升协作效率。本文基于Synology官方知识库（https://kb.synology.cn/zh-cn/DSM/tutorial/How_to_assign_email_addresses）内容，从“前置准备”“分场景分配方法”“邮箱地址管理”“常见问题”四个维度，详细拆解Synology电子邮件地址的分配全流程，覆盖单个用户、批量用户、群组共享等核心场景，帮你快速落地邮箱地址配置。

一、前置准备：分配邮箱地址前必须完成的3项基础配置

在开始分配电子邮件地址前，需先完成MailPlus Server套件部署、域名配置等基础操作，否则会导致邮箱地址无法正常使用，具体准备事项如下：

| 准备项目                | 具体要求                                                                 | 检查/确认方法                                                                 |

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| 1. 安装并启动MailPlus Server套件 | 需在Synology NAS上安装MailPlus Server（仅支持Plus系列、XS系列等中高端机型，如DS923+、RS1221+，基础款如DS224j不支持），且套件状态为“已启动” | 登录DSM→“套件中心”→“已安装”，查看MailPlus Server状态；未安装则搜索套件并完成安装，安装后点击“启动” |

| 2. 配置邮箱域名          | 需拥有并配置有效的域名（如company.com），且已完成MX记录、A记录解析（确保外部邮件能正常送达） | 登录域名解析平台（如阿里云、腾讯云），确认MX记录指向NAS的公网IP，A记录对应邮箱主机名（如mail.company.com）；可通过MXToolBox工具测试解析是否生效 |

| 3. 创建用户/群组        | 需提前在DSM中创建邮箱用户（单个分配场景）或用户群组（共享邮箱场景），用户需属于已配置的邮箱域 | 登录DSM→“控制面板”→“用户与群组”：
- 单个用户：创建用户并设置基本信息；
- 群组：创建目标群组（如“市场部”）并添加成员 |

关键提醒：MailPlus Server支持多域名管理，若企业有多个业务域名（如company.com、company.cn），可提前在“MailPlus Server→域名”中添加并验证，后续分配邮箱时可选择对应域名。

二、核心场景1：为单个用户分配电子邮件地址（基础操作）

适用于新员工入职、临时用户添加等少量用户场景，可配置“主邮箱地址”和“邮箱别名”（多个别名对应同一邮箱，提升接收灵活性），步骤如下（DSM 7.0为例）：

步骤1：进入用户邮箱配置界面

1. 登录Synology DSM→打开“控制面板”→在左侧菜单找到“用户与群组”→点击“用户”标签，进入用户列表；

2. 在用户列表中找到目标用户（如“张三”），点击该用户右侧的“编辑”按钮（铅笔图标），弹出用户编辑窗口。

步骤2：配置主邮箱地址

1. 在用户编辑窗口中，切换到“MailPlus”选项卡（核心配置入口，DSM 6.2中该选项卡名为“邮箱”）；

2. 勾选“启用邮箱服务”（若未勾选，邮箱功能处于禁用状态，无法分配地址）；

3. 在“主邮箱地址”输入框中，填写用户的核心邮箱地址，格式为“用户名@域名”：

- 用户名建议采用企业规范（如姓名首字母缩写“zs”、完整姓名“zhangsan”）；

- 域名选择提前配置好的企业域名（如“company.com”），系统会自动补全“@域名”部分，也可手动输入完整地址（如“zhangsan@company.com”）；

4. 设置邮箱存储空间配额：在“存储空间”选项中，输入该用户可使用的邮箱容量（如10GB，根据企业存储规划调整），避免单个用户占用过多空间。

步骤3：添加邮箱别名（可选但推荐）

1. 点击“邮箱别名”下方的“添加”按钮，在弹出的输入框中填写别名地址（如“zhang3@company.com”“san.zhang@company.com”）；

2. 别名可添加多个，满足不同场景的邮件接收需求（如对外沟通用“zhangsan@company.com”，内部协作用“zs@company.com”）；

3. 若需设置默认回复地址（收件人回复邮件时显示的地址），在别名列表中选中目标地址，点击“设为默认回复地址”。

步骤4：保存配置并验证

1. 完成主邮箱和别名配置后，点击用户编辑窗口右下角的“确定”按钮，系统会提示“设置已更新”；

2. 验证方法：打开“MailPlus Server→用户”，在用户列表中查看目标用户的“邮箱地址”栏，确认主地址和别名已正确显示；同时可发送测试邮件到主地址，检查是否能正常接收。

三、核心场景2：批量分配电子邮件地址（企业高效操作）

适用于企业批量入职、部门整体迁移等大量用户场景，通过导入CSV文件快速完成配置，避免重复手动操作，步骤如下：

步骤1：准备CSV导入文件（关键格式要求）

1. 新建Excel表格，按以下规范设置表头和内容，最终保存为“CSV（逗号分隔）”格式：

| 表头名称（必填） | 说明                                                                 | 填写示例                  |

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| username         | DSM中的用户名（必须与“用户与群组”中的用户名完全一致）                 | zhangsan                  |

| email            | 主邮箱地址（格式“用户名@域名”）                                       | zhangsan@company.com      |

| quota            | 邮箱存储空间配额（单位：GB，填写数字即可，如“10”代表10GB）             | 10                        |

| alias1           | 邮箱别名1（可选，多个别名依次添加alias2、alias3等表头）                 | zs@company.com            |

| alias2           | 邮箱别名2（可选）                                                     | zhang3@company.com        |

2. 保存注意事项：

- 编码格式选择“UTF-8”（避免中文用户名乱码）；

- 表头名称不可修改，大小写敏感（如“username”不可写为“UserName”）；

- 无需填写的别名列可删除，避免空列导致导入失败。

步骤2：执行批量导入操作

1. 打开“MailPlus Server”套件→在左侧菜单选择“用户”→点击页面上方的“导入”按钮，弹出导入窗口；

2. 点击“浏览”，选择已保存的CSV文件，勾选“启用邮箱服务（对所有导入用户）”（确保导入后用户邮箱功能激活）；

3. 点击“下一步”，系统会预览导入数据（如用户数、邮箱地址列表），确认无误后点击“开始导入”；

4. 等待导入完成（进度条显示100%），若有导入失败的用户，系统会提示失败原因（如“用户名不存在”“邮箱地址格式错误”），可修正CSV文件后重新导入。

步骤3：批量验证导入结果

1. 在“MailPlus Server→用户”列表中，按部门或导入时间筛选用户，检查主邮箱地址、别名、配额是否与CSV文件一致；

2. 随机选择2-3个用户，发送测试邮件到其主地址和别名，验证邮件接收功能正常。

四、核心场景3：为群组分配共享电子邮件地址（团队协作场景）

适用于部门共用邮箱（如“市场部@company.com”“技术支持@company.com”），群组内所有成员均可接收发送到该地址的邮件，步骤如下：

步骤1：进入群组邮箱配置界面

1. 登录DSM→“控制面板”→“用户与群组”→切换到“群组”标签，找到目标群组（如“市场部”）；

2. 点击群组右侧的“编辑”按钮，进入群组编辑窗口，切换到“MailPlus”选项卡。

步骤2：配置共享邮箱地址

1. 勾选“启用群组邮箱”，在“群组邮箱地址”输入框中填写共享地址（如“marketing@company.com”）；

2. 配置邮件接收规则：

- 勾选“将邮件转发给所有群组成员”（默认选项，确保成员都能收到邮件）；

- 可选勾选“保留邮件副本在群组邮箱”（便于后续归档查询，需单独分配群组邮箱存储空间）；

3. 设置存储配额：若勾选保留副本，在“存储空间”中输入配额（如20GB，根据群组邮件量调整）。

步骤3：配置发送权限（避免滥用）

1. 点击“发送权限”，选择允许发送群组邮件的成员范围：

- 仅群组成员：仅该群组内用户可使用该地址发送邮件（推荐，保障安全性）；

- 所有用户：NAS上所有邮箱用户均可使用（适合公开咨询类邮箱，如“support@company.com”）；

2. 点击“确定”保存配置，共享邮箱地址分配完成。

验证方法：

用外部邮箱发送邮件到“marketing@company.com”，检查群组内所有成员的邮箱是否都收到该邮件；同时用群组内成员账号登录MailPlus Client，尝试以“marketing@company.com”为发件人发送邮件，确认发送成功。

五、邮箱地址的后续管理：修改、删除与别名调整

分配邮箱地址后，需根据企业人员变动（如员工调岗、离职）及时调整，核心管理操作如下：

1. 修改主邮箱地址或配额

1. 进入“控制面板→用户与群组→用户→编辑→MailPlus”选项卡；

2. 直接修改“主邮箱地址”（如员工调岗后改为新部门前缀“zhangsan-tech@company.com”），或调整“存储空间”配额；

3. 点击“确定”保存，修改立即生效，旧主地址会自动失效（可转为别名保留）。

2. 添加/删除邮箱别名

1. 进入用户编辑的“MailPlus”选项卡，在“邮箱别名”列表中：

- 添加：点击“添加”输入新别名；

- 删除：选中目标别名，点击“删除”，确认后别名立即失效，无法接收邮件。

3. 禁用/删除邮箱地址（员工离职场景）

1. 员工离职后，进入用户编辑的“MailPlus”选项卡，取消勾选“启用邮箱服务”（禁用邮箱，保留数据）；

2. 若需彻底删除，需先备份该用户的邮件数据（通过MailPlus Server导出），再删除用户账号，邮箱地址会同步注销；

3. 建议将离职员工的邮箱地址转为其他用户的别名（如转给接手工作的员工），避免遗漏重要邮件。

六、常见问题：邮箱地址分配的4类高频问题及解决方法

1. 问题1：分配的邮箱地址无法接收外部邮件

核心原因：域名MX记录未解析成功，或MailPlus Server的SMTP端口（25/587）未开放； 

解决步骤：

1. 用MXToolBox测试域名MX记录，确认解析指向NAS公网IP；

2. 登录路由器配置端口转发（外部端口25→NAS内网IP:25），关闭NAS防火墙中对SMTP端口的限制；

3. 检查MailPlus Server的“域名”设置，确认域名状态为“已验证”。

2. 问题2：批量导入时提示“用户名不存在”

核心原因：CSV文件中的“username”与DSM“用户与群组”中的用户名不一致（如大小写差异、拼写错误）； 

解决：对比DSM用户列表，修正CSV文件中的用户名，确保完全匹配后重新导入。

3. 问题3：群组邮箱的邮件部分成员收不到

核心原因：成员未启用邮箱服务，或被加入邮件黑名单； 

解决：

1. 检查群组成员的“MailPlus”设置，确保均已勾选“启用邮箱服务”；

2. 进入“MailPlus Server→安全→黑名单”，确认成员未被误加入黑名单。

4. 问题4：邮箱别名无法接收邮件

核心原因：别名格式错误（如域名未添加到MailPlus Server），或别名被设置为“禁用”状态； 

解决：

1. 确认别名的域名已在“MailPlus Server→域名”中添加并验证；

2. 进入用户“MailPlus”选项卡，检查别名状态为“已启用”，若为“禁用”则点击激活。

总结

Synology电子邮件地址分配的核心是“按需选择场景”——单个用户手动配置、批量用户CSV导入、团队协作群组共享，不同场景对应不同操作流程，关键在于“提前完成域名和用户基础配置”。合理的邮箱地址规划（如统一用户名规范、配置别名）能提升企业沟通效率，而及时的后续管理（如离职用户邮箱处理）能保障邮件系统安全。

若需进一步优化邮箱系统，可搭配MailPlus Server的“邮件归档”“垃圾邮件过滤”功能，构建更完善的企业邮件解决方案。遇到复杂问题时，可参考Synology官方知识库或联系客服（400-028-9623）获取技术支持。