Synology SpreadSheet 有哪些功能？官方完整功能指南与使用技巧

在使用Synology NAS管理数据时，很多用户会遇到“本地Excel文件需跨设备传输”“团队协作时版本混乱”“数据存储在第三方云端不安全”等痛点。而Synology DSM系统内置的SpreadSheet套件，无需额外安装，就能实现“NAS私有环境下的表格数据管理”——无论是个人记录预算、企业统计销售数据，还是团队协作编辑项目报表，都能兼顾数据安全与操作便捷性。根据Synology官方知识库（kb.synology.cn）《Synology SpreadSheet 支持哪些功能？》的技术说明，SpreadSheet不仅覆盖基础表格编辑功能，还针对NAS用户需求优化了“数据协作”“本地存储”“多设备同步”等特性。本文从“功能定位→核心功能详解→操作步骤→使用场景→常见问题”五个维度，帮你彻底掌握Synology SpreadSheet的所有功能，让NAS成为你的专属数据管理工具。

一、先明确：Synology SpreadSheet 是什么？核心定位与优势

Synology SpreadSheet是DSM系统预装的轻量级表格处理套件，并非替代Microsoft Excel的专业工具，而是聚焦“NAS用户的轻量化数据管理需求”，核心定位与优势可通过下表清晰区分：

| 对比维度                | Synology SpreadSheet                          | 微软Excel（桌面版）                          | 核心优势（针对NAS用户）                                  |

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| 数据存储位置            | 数据完全存储在个人Synology NAS中，私有可控，无需上传云端 | 默认存储在本地电脑或OneDrive，依赖第三方存储 | 避免敏感数据（如企业财务表、个人隐私数据）泄露风险        |

| 协作方式                | 支持多人实时协作，修改内容实时同步，显示编辑者身份 | 需通过OneDrive共享，实时协作需订阅365会员    | 免费实现团队协作，无需额外付费，适合小型团队/家庭使用      |

| 多设备访问              | 支持DSM网页端、DS note APP（手机/平板）、桌面客户端同步 | 需安装对应系统客户端（Windows/Mac/iOS/Android） | 无需安装客户端，通过浏览器即可访问，跨设备兼容性更强      |

| 功能复杂度              | 聚焦基础+高频功能，界面简洁，上手成本低        | 功能庞大（如VBA编程、高级数据透视表），学习成本高 | 满足80%日常需求，避免功能冗余，适合非专业表格用户        |

二、核心功能详解：Synology SpreadSheet 的8大实用功能（附操作步骤）

Synology SpreadSheet的功能围绕“编辑→计算→协作→可视化”四大场景设计，每个功能均有明确的操作路径，以下基于DSM 7.2版本（当前主流版本）详解：

功能1：基础数据编辑与单元格操作（满足日常录入需求）

这是SpreadSheet的核心基础功能，支持单元格内容录入、修改、删除，以及行/列管理，操作逻辑与Excel一致，上手无门槛：

关键操作步骤：

1. 创建新表格： 

- 登录DSM→点击桌面“SpreadSheet”图标→进入套件后，点击左上角“+ 新建”→选择“空白表格”（或模板，如“预算表”“任务跟踪表”）； 

- 输入表格名称（如“2025年Q3销售报表”），选择存储路径（默认保存在“SpreadSheet”共享文件夹，可自定义），点击“确定”。 

2. 单元格数据录入： 

- 点击目标单元格（如A1），直接输入内容（文本、数字、日期均可），按Enter键确认； 

- 日期格式支持自动识别（如输入“2025-09-30”，自动转为日期格式，可排序筛选）。 

3. 行/列管理： 

- 插入行/列：右键点击行号（如第3行）→选择“插入行”（在上方插入）或“插入列”（在左侧插入）； 

- 删除行/列：选中目标行/列→右键→“删除”，删除前会提示“是否确认删除，数据不可恢复”，避免误操作； 

- 调整行高/列宽：鼠标 hover 行号/列标交界处（如A列与B列之间），拖动调整宽度，或双击自动适配内容长度。

功能2：数据格式设置（让表格更易读）

支持字体、对齐、边框、颜色等格式调整，可通过预设样式快速美化表格，无需手动逐 cell 设置：

常用格式操作：

| 格式类型                | 操作步骤                                  | 实用场景                                  |

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| 字体与字号              | 选中单元格→菜单栏“开始”→选择字体（如“微软雅黑”）、字号（如12）、加粗/斜体 | 表头用“加粗+14号字”，突出标题              |

| 单元格对齐              | 选中单元格→“开始”→对齐方式（左对齐/居中/右对齐），支持“垂直居中” | 数字类数据（如销售额）右对齐，文本类（如产品名）左对齐 |

| 边框与填充色            | 选中单元格区域→“开始”→“边框”（选择“所有框线”）、“填充颜色”（如浅灰色） | 用边框分隔数据区域，填充**分表头与内容行  |

| 数据格式转换            | 选中数字单元格→“开始”→“数字格式”（如“货币”“百分比”） | 销售额设为“货币”格式（显示¥符号），增长率设为“百分比” |

示例：快速美化销售报表表头

1. 选中A1:D1单元格区域（表头行）； 

2. 点击“开始”→“字体”→加粗，字号14，填充色选“深蓝色”，字体颜色“白色”； 

3. 点击“对齐”→“居中对齐”，边框选“下边框”，完成后表头清晰突出。

功能3：公式与函数支持（实现自动计算，减少手动运算）

SpreadSheet支持100+常用公式函数，覆盖“数学计算、文本处理、逻辑判断、日期统计”四大类，满足日常数据计算需求，函数语法与Excel兼容，无需重新学习：

核心函数分类与使用示例：

| 函数类别                | 常用函数                                  | 功能说明                                  | 使用示例（计算逻辑）                                  |

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| 数学计算                | SUM、SUMIF、AVERAGE、MAX                  | 求和、条件求和、平均值、最大值              | 计算A2:A10区域中“>1000”的销售额总和：`=SUMIF(A2:A10,">1000")` |

| 文本处理                | CONCATENATE、LEFT、RIGHT、LEN             | 拼接文本、截取字符、计算字符长度            | 拼接B2（姓名）与C2（部门）：`=CONCATENATE(B2,"-",C2)`（结果如“张三-销售部”） |

| 逻辑判断                | IF、AND、OR                                | 单条件判断、多条件同时满足、多条件任一满足  | 判断A2销售额是否达标（≥1000为“达标”，否则“未达标”）：`=IF(A2>=1000,"达标","未达标")` |

| 日期与时间              | TODAY、DATEDIF、YEAR                      | 获取当前日期、计算日期差、提取年份          | 计算B2（入职日期）到当前的工作年限：`=DATEDIF(B2,TODAY(),"Y")` |

函数使用步骤（以SUMIF为例）：

1. 点击目标单元格（如E2，用于显示计算结果）； 

2. 输入“=”，然后输入函数名“SUMIF”，按Tab键自动补全； 

3. 按提示输入参数：`SUMIF(条件区域, 条件, 求和区域)`，如`=SUMIF(B2:B10,"销售部",C2:C10)`（计算销售部的销售额总和）； 

4. 按Enter键，单元格自动显示计算结果，若后续修改源数据，结果会实时更新。

功能4：数据筛选与排序（快速定位目标数据）

当表格数据量较大（如100+行）时，通过筛选和排序可快速找到所需数据，无需手动查找：

1. 数据筛选（按条件筛选）：

1. 选中表格数据区域（含表头）； 

2. 点击菜单栏“数据”→“筛选”，表头单元格右侧会出现筛选箭头； 

3. 点击目标列（如“部门”）的筛选箭头→选择“文本筛选”→“等于”→输入“销售部”，表格仅显示销售部数据； 

4. 若需多条件筛选（如“销售部且销售额>1000”），点击“部门”筛选“销售部”后，再点击“销售额”筛选“大于1000”。

2. 数据排序（按数值/文本排序）：

1. 选中数据区域（含表头）； 

2. 点击“数据”→“排序”，选择排序列（如“销售额”）； 

3. 选择排序方式：“升序”（从小到大）或“降序”（从大到小），勾选“数据包含标题行”（避免表头参与排序）； 

4. 点击“确定”，表格按设定顺序重新排列，方便查看Top N数据（如销售额前5名）。

功能5：数据验证（规范数据录入，减少错误）

通过设置数据验证规则，限制单元格的输入内容（如仅允许特定选项、数值范围），避免他人录入错误数据（如日期格式错误、数值超出范围），适合团队协作场景：

常见数据验证场景与设置步骤：

场景1：限制“部门”列仅能选择预设选项（避免手动输入错别字）

1. 选中“部门”列的单元格区域（如B2:B100）； 

2. 点击“数据”→“数据验证”； 

3. 在“允许”下拉菜单选择“列表”； 

4. 在“来源”中输入预设部门，用英文逗号分隔：`销售部,市场部,技术部,行政部`； 

5. 勾选“提供下拉箭头”，点击“确定”； 

6. 后续点击该列单元格，会出现下拉箭头，仅能选择预设部门，无法手动输入。

场景2：限制“销售额”列仅允许输入100-10000的数值

1. 选中“销售额”列（如C2:C100）； 

2. 进入“数据验证”→“允许”选择“整数”； 

3. “数据”选择“介于”，“最小值”输入100，“最大值”输入10000； 

4. 勾选“输入无效数据时显示警告”，提示文本设为“销售额需在100-10000之间”； 

5. 点击“确定”，若输入50或15000，会弹出警告，阻止错误录入。

功能6：团队实时协作（多人共同编辑，无需传文件）

这是SpreadSheet针对NAS用户的核心优势功能——支持多人同时编辑同一表格，修改内容实时同步，还能显示编辑者身份，避免版本混乱：

协作功能操作步骤：

1. 开启协作并邀请成员： 

- 打开目标表格→点击右上角“共享”按钮； 

- 在“共享设置”中，点击“添加”，选择DSM中的用户/用户组（如“销售部”组）； 

- 设置协作权限： 

- 查看：仅能查看表格，无法修改； 

- 编辑：可修改内容，添加批注； 

- 评论：仅能添加评论，无法修改内容； 

- 勾选“允许实时协作”，点击“确定”，系统会自动发送通知给被邀请成员。

2. 实时协作中的关键功能： 

- 编辑者身份显示：表格中会用不同颜色标注当前编辑者的单元格（如张三用蓝色，李四用绿色），右上角显示“当前在线人数”； 

- 实时同步：张三修改A2单元格后，李四的表格会立即显示更新内容，无需刷新； 

- 评论功能：选中单元格→右键→“添加评论”，输入意见（如“此数据需核对”），其他成员可回复，协作沟通更高效。

3. 结束协作或修改权限： 

- 点击“共享”→找到目标成员→点击权限下拉菜单，可改为“查看”或“移除”； 

- 若需关闭协作，点击“停止共享”，表格恢复为个人私有状态。

功能7：数据可视化（插入图表，直观展示数据）

支持插入柱状图、折线图、饼图等6类常用图表，将表格数据转化为可视化图形，便于分析趋势（如销售额变化）、占比（如各部门销售额占比）：

插入图表的详细步骤（以柱状图为例）：

1. 选择数据区域： 

- 按住Ctrl键（Windows）或Command键（Mac），选中“部门”列（B2:B5）和“销售额”列（C2:C5）（确保数据一一对应）。 

2. 插入图表： 

- 点击菜单栏“插入”→“图表”，在弹出窗口中选择“柱状图”（默认“簇状柱状图”）； 

3. 自定义图表样式： 

- 图表标题：点击图表标题，修改为“2025年Q3各部门销售额”； 

- 坐标轴标签：点击X轴（部门）/Y轴（销售额），可修改字体、字号，添加单位（如Y轴添加“¥”）； 

- 颜色调整：右键点击柱子，选择“填充颜色”，用不同颜**分各部门，提升辨识度； 

4. 调整图表位置与大小： 

- 点击图表，拖动边缘调整大小，拖动图表到表格下方空白区域，避免遮挡数据。

功能8：兼容性与数据同步（与Excel互通，多设备访问）

SpreadSheet支持与Excel文件互通，可导入Excel（.xlsx/.xls）、CSV格式文件，也可将表格导出为这些格式，同时支持多设备同步，满足跨场景访问需求：

1. 导入外部文件（如Excel表格）：

1. 打开SpreadSheet→点击左上角“导入”→选择“从文件导入”； 

2. 点击“浏览”，选择本地电脑中的Excel文件（.xlsx）； 

3. 勾选“导入时保留格式”（确保字体、颜色等格式不丢失），点击“确定”； 

4. 导入完成后，Excel表格会转为SpreadSheet格式，可直接编辑。

2. 导出表格（分享给非NAS用户）：

1. 打开目标表格→点击“文件”→“导出”； 

2. 选择导出格式： 

- 导出为Excel（.xlsx）：适合分享给用Excel的用户，保留所有格式； 

- 导出为CSV：适合导入到其他系统（如ERP），仅保留数据，无格式； 

3. 点击“导出”，文件会下载到本地电脑，可通过邮件、微信等方式分享。

3. 多设备同步访问：

- 网页端：通过DSM网页界面访问，适合电脑端编辑； 

- 手机/平板端：安装“DS note”APP（iOS/Android）→登录DSM账号→进入“SpreadSheet”模块，支持查看和简单编辑（如修改单元格内容）； 

- 桌面客户端：安装“Synology Drive Client”（Windows/Mac）→同步“SpreadSheet”文件夹，本地修改后自动同步到NAS，确保多设备数据一致。

三、实用场景：Synology SpreadSheet 适合这些人群与场景

根据功能特性，SpreadSheet的使用场景可分为“个人使用”和“团队协作”两类，覆盖日常数据管理的核心需求：

1. 个人使用场景

- 家庭预算管理：创建“月度家庭开支表”，记录房租、水电费、购物等支出，用SUM函数自动计算总支出，用图表展示各品类占比，清晰掌握消费情况； 

- 个人任务跟踪：创建“项目任务表”，记录任务名称、截止日期、完成状态，用IF函数判断是否逾期（如`=IF(截止日期

- 数据备份与整理：将电脑中的Excel表格导入SpreadSheet，存储在NAS中，避免本地硬盘损坏导致数据丢失，同时支持随时通过手机查看。

2. 团队协作场景

- 小型团队销售统计：销售团队共同编辑“每日销售额表”，每人录入自己的销售数据，用SUMIF函数按部门汇总，管理者实时查看总业绩，无需每天收集文件； 

- 项目进度跟踪：项目组成员共同维护“项目进度表”，记录任务完成率、负责人，用评论功能沟通问题（如“此任务需延期”），避免跨软件沟通； 

- 行政考勤统计：行政人员创建“月度考勤表”，部门负责人录入本部门考勤数据，行政汇总后导出为Excel，提交给财务计算工资，减少数据传递环节。

四、常见问题解答：使用SpreadSheet的5类高频疑问（官方方案）

1. 问：导入Excel文件后，部分公式显示“ERROR”，怎么办？

答：公式兼容性问题，按以下步骤排查： 

1. 检查公式中的函数是否为SpreadSheet支持的类型（参考官方函数列表，不支持Excel的VBA、高级数据透视表函数）； 

2. 若函数支持，检查单元格引用是否正确（如Excel中的“$A$2”绝对引用，SpreadSheet同样支持，若显示错误，重新输入引用）； 

3. 若仍报错，将公式删除，在SpreadSheet中重新输入（确保语法正确），或导出为CSV格式后重新导入（仅保留数据，手动添加公式）。

2. 问：多人协作时，看不到他人的实时修改，怎么办？

答：同步设置或网络问题，解决步骤： 

1. 确认所有协作成员均勾选“实时协作”（打开表格→“共享”→查看成员权限，确保“允许实时协作”已勾选）； 

2. 检查NAS网络：进入DSM“控制面板→网络→诊断工具”，测试网络连通性，确保无断连； 

3. 刷新页面：协作成员刷新SpreadSheet网页，或重启DS note APP，通常能恢复实时同步。

3. 问：表格数据较多（500+行），编辑时卡顿，怎么优化？

答：优化表格复杂度与NAS性能，步骤如下： 

1. 删除无用格式与图表：过多的边框、颜色、图表会增加加载压力，删除未使用的格式和图表； 

2. 拆分大表格：将500行表格按月份/部门拆分为多个小表格（如“Q3销售-9月”“Q3销售-10月”），减少单表格数据量； 

3. 升级NAS内存：若NAS内存≤2GB，编辑大表格易卡顿，可升级内存（如DS923+支持扩展内存到8GB）。

4. 问：怎么恢复误删除的表格或历史版本？

答：利用DSM的回收站和版本历史功能： 

1. 恢复误删除表格：进入DSM“File Station→SpreadSheet”文件夹→点击“回收站”，找到删除的表格，右键→“恢复”； 

2. 恢复历史版本：打开目标表格→点击“文件”→“版本历史”，查看所有修改版本（默认保留30天），选择需要恢复的版本，点击“恢复到此版本”。

5. 问：能否设置表格的访问密码，防止未授权查看？

答：通过DSM共享文件夹权限设置密码保护： 

1. 进入DSM“控制面板→共享文件夹→SpreadSheet”→点击“编辑→权限”； 

2. 仅保留需要访问的用户/组（如“admin”“销售部”），删除“everyone”组的权限； 

3. 若需更严格保护，勾选“启用加密”（设置加密密码），访问表格时需输入加密密码，确保数据安全。

总结：Synology SpreadSheet 的核心价值与使用建议

Synology SpreadSheet并非“专业表格工具”，而是“NAS用户的轻量化数据管理助手”，其核心价值在于“数据私有存储+免费协作+简单易用”——无需依赖第三方云端，就能实现表格编辑与团队协作，适合个人和小型团队使用。

建议用户根据需求选择工具：若需复杂功能（如VBA编程、高级数据建模），仍推荐使用Excel；若仅需日常数据录入、计算、协作，且重视数据安全，SpreadSheet是更优选择。通过本文的功能详解与操作步骤，你可快速上手SpreadSheet，让NAS不仅是存储设备，更是高效的数据管理平台。